Controle de custos exige planejamento e gestão do empreendedor

Impostos e custos trabalhistas altos são reclamações constantes dos donos de empresas de pequeno porte. Além dessas contas, as decorrentes da falta de controle, principalmente, em fases de crescimento, podem até fechar as portas do negócio. Se há dúvidas sobre como cortar gastos, as respostas estão num conselho que é unanimidade entre os especialistas: não adianta torcer o nariz para a matemática. Custos não são apenas números, exigem planejamento e gestão.

Segundo o consultor João Carlos Natal do Sebrae, serviço de apoio às empresas, essa função deve ser feita ou acompanhada pelo dono e não pode ser deixada na mão do contador. “O contador se preocupa com a parte fiscal. Já os custos podem ser reduzidos ou modificados, por isso, cabe ao proprietário gerenciá-los."

A primeira providência a ser tomada é separar os custos variáveis – que mudam conforme o volume produzido ou vendido, como, por exemplo, os gastos com matéria-prima – dos fixos, a soma de todas os gastos que independem da  quantidade produzida ou vendida. São incluídos nos custos fixos os salários e as contas de água, luz, telefone e internet.

O termo “custos fixos” não está relacionado aos valores dos gastos que compõem esse grupo. O valor dessas cobranças pode mudar de um mês para o outro, de acordo com o consumo dos serviços ou reajustes. “Fixo” refere-se ao fato de que essas contas devem sempre ser incluídas no orçamento da empresa, pois devem ser pagas todos os meses, havendo ou não produção ou venda. Preencher uma tabela permite visualizar, de forma mais clara, quais itens concentram maior parcela do total de gastos.

É importante não se esquecer de lançar novos gastos nesse controle, como contratações e a taxa de istração cobrada pelo cartão de crédito quando são feitas vendas à prazo. “Se você comprou um filtro e vai ter de comprar o galão de água mineral, tem que lançar esse custo”, diz o também consultor do Sebrae João Paulo Cavalcante.

Outra forma de se gerenciar os custos é verificar o percentual de cada gasto em relação ao total. Com a tabela pronta, pode-se incluir mais uma coluna, à direita, para se lançar essas porcentagens. “Como o controle deve ser feito todo o mês, o empreendedor cria um histórico das contas e pode comparar as percentuais”, afirma Cavalcante. Além desse, o consultor dá outros conselhos importantes, que devem ser seguidos.

Essa investigação vai apontar quais custos têm peso maior no orçamento e como eles têm se comportado ao longo dos meses. O o seguinte é analisar esses números e listar os gastos que podem ser reduzidos. Ao relacioná-los às atividades da empresa, pode-se concluir que é melhor terceirizar algum serviço ou comprar determinada peça ou componente em vez de produzi-los.

Nessa fase, uma estratégia recomendada é envolver a equipe, para os cortes não serem encarados com antipatia. Todos têm de trabalhar com o mesmo objetivo e o funcionário deve conhecer a situação do negócio para ver sentido no que está sendo proposto. “Além de valorizar o empregado, em uma reunião podem surgir ótimas ideias de como se diminuir gastos”, diz Natal.

Cortes mal planejados podem prejudicar atividade e trazer prejuízos futuros

Mas nem todos os cortes são válidos. Para Natal, ir direto para a folha de pagamento nem sempre é uma boa saída. “Demitir implica em assumir tudo que já foi gasto com treinamento. Enquanto o funcionário estava na empresa, era um investimento. A partir do momento que ele sai, e ainda pode ir para o concorrente, torna-se prejuízo."

Mesmo atenta ao planejamento, Beatriz Cricci, dona da BR Goods, fabricante de cortinas e divisórias para leitos hospitalares, teve de demitir três funcionários para cortar custos. No início de 2011, a expectativa era de que a empresa, hoje com 22 empregados, mantivesse o ritmo de produção acelerado. Por isso, ela contratou cinco pessoas com antecedência, para treiná-las.

“Vi que meu comercial devia ter vendido mais e que me excedi nas contratações. Além dos encargos, essa ociosidade comprometia minha competitividade”, diz. Ela reforça a importância de se acompanhar de perto o gerenciamento dos gastos. “O empreendedor tem de ser detalhista, checar tudo. Na indústria, principalmente, quanto vai gastar com matéria-prima, porque você sai do lucro para o prejuízo sem perceber”.